Saat perusahaan ingin menjangkau banyak customer secara cepat, misalnya untuk mengirimkan pengingat pembayaran, mengumumkan promo, atau menyampaikan informasi penting, komunikasi outbound jadi peran yang sangat penting. Proses ini sering kali memakan waktu dan tenaga jika dilakukan secara manual. Untuk itu, banyak perusahaan kini mulai beralih ke robocall. 

Teknologi robocall memungkinkan pengiriman pesan suara otomatis ke ribuan customer sekaligus, tanpa harus dilakukan satu per satu oleh agent. Alhasil, robocall menjadi solusi yang praktis, cepat, dan efisien untuk berbagai kebutuhan penyampaian informasi skala besar.

Apa Itu Robocall?

Robocall adalah layanan panggilan suara otomatis yang dikirimkan ke sejumlah besar penerima dalam waktu singkat. Panggilan ini menggunakan pesan suara yang sudah direkam sebelumnya atau teknologi text-to-speech dan dijalankan secara otomatis melalui sistem terintegrasi.

Robocall biasanya digunakan dalam berbagai kebutuhan komunikasi outbound, seperti:

  • Notifikasi tagihan atau pengingat pembayaran
  • Pengumuman operasional, seperti perubahan jadwal atau layanan
  • Campaign promosi untuk produk atau layanan tertentu
  • Verifikasi data atau survei kepuasan customer
  • Penyampaian informasi darurat atau penting

Dengan robocall, perusahaan bisa menjangkau ribuan customer secara seragam tanpa perlu interaksi manual dari agent satu per satu.

Keunggulan Robocall Dibanding Komunikasi Manual

1. Kecepatan dan Skala

Salah satu kekuatan utama robocall adalah kemampuannya melakukan panggilan dalam jumlah besar secara serentak. Jika dibandingkan dengan panggilan manual, robocall mampu menghemat waktu secara signifikan. 

Ribuan panggilan bisa dikirim dalam hitungan menit, sehingga menjadikannya solusi yang sangat efektif untuk kebutuhan penyampaian informasi skala besar.

2. Konsistensi Pesan

Dengan robocall, setiap customer menerima pesan yang sama secara utuh dan tanpa perbedaan. Hal ini sangat penting dalam menjaga akurasi informasi, terutama jika menyangkut hal-hal yang bersifat resmi atau operasional.

3. Efisiensi Operasional

Robocall mengurangi beban kerja tim layanan atau telemarketing. Pekerjaan yang sebelumnya harus dilakukan oleh puluhan agent bisa dijalankan secara otomatis oleh sistem, sehingga perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya manusia ke aktivitas yang lebih strategis.

4. Dapat Disesuaikan dan Dijadwalkan

Pesan robocall dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan bisnis, baik dalam bentuk rekaman maupun teks yang diubah menjadi suara. Selain itu, sistem dapat menjadwalkan pengiriman panggilan pada waktu tertentu, misalnya menjelang jatuh tempo pembayaran atau awal periode promosi.

5. Dukungan Analitik dan Pelaporan

Robocall modern dilengkapi dengan fitur analitik. Perusahaan bisa memantau hasil panggilan, seperti berapa banyak yang tersambung, berapa lama durasi panggilan, hingga tingkat keberhasilan pesan tersampaikan. Data ini penting untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi dan menyusun strategi yang lebih baik kedepannya.

Robocall dari KPSG: Solusi Komunikasi Outbound Berbasis Teknologi

Sebagai perusahaan yang berfokus pada layanan berbasis BPaaS (Business Process as a Service) dan CXaaS (Customer Experience as a Service), KPSG menghadirkan solusi robocall yang terintegrasi dengan sistem operasional perusahaan secara menyeluruh.

Robocall dari KPSG tidak hanya menawarkan kecepatan, tetapi juga fleksibilitas dan kontrol penuh atas proses komunikasi outbound. Berikut adalah fitur utama robocall yang disediakan oleh KPSG:

  • Platform cloud-based yang andal dan scalable
  • Personalisasi pesan berdasarkan nama, nomor akun, atau informasi lain
  • Integrasi dengan CRM dan sistem layanan lainnya
  • Jadwal fleksibel dan segmentasi penerima
  • Monitoring performa panggilan secara real-time

Dengan pendekatan ini, robocall bukan hanya alat bantu, tetapi bagian dari strategi komunikasi customer yang terukur dan berkelanjutan.

Penerapan Robocall dalam Berbagai Industri

Robocall dapat digunakan oleh berbagai sektor industri yang memerlukan komunikasi massal dan cepat, seperti:

  • Perbankan dan multifinance: Mampu mengingatkan pembayaran angsuran, promosi produk baru, atau informasi keamanan.
  • E-commerce: Dapat digunakan untuk notifikasi pengiriman, pembaruan status pesanan, atau campaign diskon.
  • Pendidikan: Bisa digunakan untuk pengumuman jadwal kelas, pembayaran SPP, atau sosialisasi kebijakan baru.
  • Asuransi: Dapat dimanfaatkan untuk verifikasi data, pengingat polis, atau penyampaian informasi manfaat layanan.
  • Pemerintahan dan lembaga publik: Sebagai sarana penyebaran informasi darurat, survei, atau layanan sosial.

Dengan fleksibilitas dan skalabilitasnya, robocall cocok digunakan di berbagai skenario komunikasi tanpa membebani tim internal.

Robocall Bukan Pengganti Agent, Tapi Pelengkap Strategis

Meskipun robocall sangat efektif dalam skala besar, ada situasi tertentu yang tetap membutuhkan interaksi langsung dengan agent manusia. Robocall ideal digunakan sebagai alat pendukung untuk mempercepat komunikasi awal, menyebarkan informasi umum, atau menyaring kontak yang perlu tindak lanjut lebih lanjut oleh agent.

Dengan menggabungkan robocall dan live agent dalam satu workflow yang terintegrasi, perusahaan bisa menciptakan sistem layanan yang lebih efisien, cepat, dan customer-centric.

Kesimpulan

Komunikasi outbound yang cepat dan terukur sangat penting dalam menjaga hubungan yang kuat dengan customer. Robocall hadir sebagai solusi yang tidak hanya menghemat waktu dan biaya, tetapi juga meningkatkan akurasi dan konsistensi dalam penyampaian pesan.

Dengan dukungan sistem yang tepat, robocall dapat menjadi bagian penting dari strategi komunikasi perusahaan, terutama untuk menjangkau customer dalam skala besar dengan cara yang efisien.

KPSG menghadirkan layanan robocall yang terintegrasi, berbasis cloud, dan siap digunakan untuk berbagai kebutuhan bisnis. Jika Anda ingin mengoptimalkan komunikasi outbound dengan solusi yang cepat, fleksibel, dan mudah dipantau, KPSG adalah mitra yang tepat.

Hubungi KPSG hari ini dan temukan bagaimana robocall dapat menjadi bagian dari transformasi komunikasi di perusahaan Anda.