Chatbot adalah sistem yang dapat berkomunikasi dengan pengguna melalui teks atau suara, menggunakan kecerdasan buatan (AI) untuk memahami bahasa alami dan memberikan respons yang sesuai. Penggunaan chatbot dalam bisnis memang sejauh ini banyak digunakan untuk membantu customer dalam menangani komplain. Tetapi seiring perkembangan teknologi, chatbot dapat digunakan di berbagai bidang, termasuk HR atau sumber daya manusia.

Chatbot untuk HR adalah chatbot yang mewakili departemen HR di sebuah perusahaan. Chatbot dapat membantu karyawan dalam mengakses informasi tentang kebijakan perusahaan, tunjangan karyawan, proses rekrutmen, onboarding, manajemen kinerja, dan lain-lain.

Keuntungan Chatbot untuk HR

1. Kemudahan Aksesibilitas

Chatbot HR mengumpulkan data dari berbagai departemen untuk memberikan jawaban yang lengkap, cepat, dan relevan kepada karyawan, sambil juga mengotomatisasi respons terkait kebutuhan internal perusahaan.

2. Efisien dan Hemat Waktu

Chatbot dapat membantu HRD memeriksa profil dan catatan karyawan serta tugas administratif lainnya. Dengan chatbot, HRD Anda bisa fokus pada pekerjaan yang lebih strategis sementara chatbot menangani tugas-tugas HR yang repetitif.

3. Akurasi dan Transparansi dalam Operasional HR

Chatbot membantu HRD memberikan informasi berbasis data yang obyektif sambil tetap mempertimbangkan aspek personal dari kebutuhan dan profil karyawan, seperti tunjangan, gaji, serta kebijakan dan budaya perusahaan.

Contoh Penggunaan Chatbot untuk Membantu Proses HR

– Proses rekrutmen. Chatbot dapat melakukan screening CV, wawancara virtual, tes online, dan follow-up kandidat secara otomatis. Chatbot juga dapat memberikan informasi tentang perusahaan, budaya kerja, dan proses rekrutmen kepada kandidat.

– Meningkatkan kepuasan karyawan. Chatbot dapat memberikan umpan balik dan rekomendasi untuk meningkatkan kinerja karyawan secara real-time. Chatbot juga dapat menjadi sarana bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan, atau memberikan saran kepada HR, lalu chatbot dapat memberikan respon yang cepat, tepat, dan ramah.

– Mengetahui kehadiran dan cuti karyawan. Chatbot dapat memudahkan karyawan untuk mengajukan cuti, melihat sisa cuti, dan mengetahui status pengajuan cuti. Chatbot juga dapat membantu HR dalam melacak kehadiran karyawan, mengirimkan notifikasi, dan membuat laporan.

– Menjadwalkan interview. Chatbot dapat mengirimkan undangan wawancara, mengonfirmasi jadwal, dan mengingatkan kandidat tentang wawancara. Chatbot dapat meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas dalam proses wawancara.

Beberapa Jenis Chatbot yang Membantu Aktivitas HR Anda

– Knowledge Bot: chatbot yang dapat membantu agen mencari informasi secara mandiri dengan mengakses basis pengetahuan perusahaan.

– Welcome Bot: chatbot yang dapat membantu proses onboarding dengan memberikan sambutan hangat, mengirimkan materi pelatihan, dan menjawab pertanyaan-pertanyaan dasar dari karyawan baru.

– Birthday Bot: chatbot yang dapat mengirimkan ucapan selamat ulang tahun kepada karyawan secara otomatis sehingga menjadi notifikasi bagi rekan kerja lainnya untuk memberikan ucapan, hingga akhirnya membuat karyawan merasa dihargai.

– Recruiter Bot: chatbot yang dapat membantu kandidat mengajukan referensi untuk posisi lowongan dengan mengirimkan link aplikasi dan mengingatkan mereka tentang status referensinya.

– Standup Bot: chatbot yang dapat membantu karyawan berbagi apa yang sedang mereka kerjakan, apa yang menjadi tantangan mereka, dan apa yang menjadi prioritas mereka dengan tim mereka secara rutin.

– Leave and Attendee Bot: chatbot yang dapat membantu mengajukan dan menyetujui permintaan cuti dengan mudah dan cepat.

Kesimpulan

Dengan demikian, chatbot dapat menjadi solusi yang efektif dan efisien untuk meningkatkan kinerja dan kualitas layanan HR di perusahaan Anda. Namun, untuk mengimplementasikan chatbot dengan baik, Anda memerlukan mitra yang berpengalaman dan profesional di bidang ini. KPSG menyediakan solusi chatbot dan dapat membantu Anda merancang, mengembangkan, menguji, dan mengelola chatbot sesuai dengan kebutuhan dan tujuan bisnis Anda. Konsultasikan kebutuhan Anda sekarang!