Panduan untuk Menjaga Kerahasiaan Data HRD Anda

Kerahasiaan data karyawan yang sensitif seperti nomor jaminan sosial, tinjauan kinerja, laporan cedera di tempat kerja, pemeriksaan latar belakang, informasi terkait kesehatan, tingkat gaji, dll., harus dijunjung tinggi setiap saat. Pengusaha harus menyiapkan proses dan prosedur untuk mengamankan dan menjaga data sensitif karyawan dan memberi tahu karyawan tentang pelanggaran informasi rahasia ini untuk mematuhi kewajiban hukum.

Selain melindungi informasi sensitif karyawan, HR harus menjaga kerahasiaan tentang informasi manajemen atau bisnis, yang dapat terdiri dari taktik dan prosedur perusahaan, kehilangan pekerjaan atau penutupan pabrik, dan informasi rahasia lainnya.

- Ketika penyelidikan internal terjadi
Dalam keadaan seperti investigasi ketenagakerjaan, evaluasi kinerja, dan tindakan disipliner, kerahasiaan juga penting. Ketika informasi khusus perlu dibagikan dengan orang lain agar semua pihak yang terlibat dapat didengar dan semua informasi yang relevan dipertimbangkan, menjaga kerahasiaan bisa sangat sulit. Seorang profesional SDM harus dapat menggabungkan perlindungan privasi karyawan dengan melakukan penyelidikan.

- Ancaman keamanan siber
Data SDM sering kali merupakan informasi paling sensitif dalam bisnis. Ini berisi fakta tentang setiap karyawan Anda, termasuk alamat mereka, penggunaan tunjangan, dan informasi keuangan. Anda mungkin kadang-kadang menyimpan catatan status perkawinan dan situasi keluarga mereka.

Salah satu alasan Anda mungkin ragu untuk mengalihdayakan tugas SDM Anda adalah karena hal ini. Memantau keamanan siber di dalam perusahaan Anda sendiri cukup menantang; apalagi dalam satu sama lain. Dapatkah Anda benar-benar mengandalkan mereka untuk menangani dan melindungi informasi tentang karyawan Anda?

Jangan khawatir, Anda dapat berhasil mengalihdayakan SDM dan menjaga keamanan data ke tingkat yang tinggi. Dengan penyedia SDM, data Anda bisa lebih aman. Itu karena mereka berinvestasi lebih banyak dalam keamanan karena mereka memiliki banyak klien untuk dijaga. Saat melakukannya di rumah, Anda mungkin tidak memiliki anggaran yang sama untuk didedikasikan untuk keamanan. Anda dapat meningkatkan keamanan data Anda dengan bekerja sama dengan penyedia layanan SDM.

Dengan memilih penyedia layanan outsourcing terbaik, Anda dapat mencegah penggunaan yang tidak sah atas kekayaan intelektual Anda. Pastikan Anda bekerja dengan penyedia layanan SDM yang memiliki reputasi baik. Melaksanakan perjanjian tertulis dengan penyedia layanan eksternal mengenai penggunaan, transfer, dan/atau berbagi data mereka untuk tujuan yang ditentukan dalam kontrak. KPSG dapat melakukan semuanya untuk Anda, hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.