Bagaimana Saya Memulai Administrasi Karyawan?

Administrasi karyawan adalah salah satu fungsi administrasi utama dan proses berkelanjutan di setiap departemen SDM. Fungsi ini bertujuan untuk stabilitas dan kepatuhan yang merupakan hal penting untuk mendukung kinerja karyawan.

Administrasi karyawan mengacu pada semua tugas rutin yang harus dipelihara perusahaan untuk mengelola proses ketenagakerjaan formal.

Administrasi karyawan biasanya berarti sejumlah dokumen data karyawan yang terdiri dari fungsi perekrutan dan orientasi karyawan, kontrak kerja yang telah dipatuhi oleh kedua belah pihak (karyawan dan perusahaan), file dan database karyawan, evaluasi dan pengawasan karyawan, penggajian karyawan, pensiun manajemen rencana, asuransi dan penagihan biaya, relokasi dan pemindahan karyawan, perpajakan karyawan yang diwajibkan oleh undang-undang, penyelesaian dan penyelidikan klaim dan pelanggaran karyawan, serta pemutusan hubungan kerja dan pemutusan hubungan kerja.

Untuk lebih spesifiknya, tugas utama administrasi karyawan diletakkan dalam 3 proses berbeda, seperti onboarding, retention, dan offboarding.

Proses Orientasi

Setelah proses rekrutmen dan seleksi, karyawan harus mengisi kontrak kerja sebagai bagian dari administrasi karyawan. Kegiatan tersebut meliputi proses penyusunan kontrak kerja dan proses pembekalan yang dihadiri oleh kedua belah pihak untuk membahas jangka waktu kontrak, klausul, uraian tugas, dan jam kerja. Setelah semua set itu, karyawan tersebut akan menandatangani kontrak kerja.

Selama proses onboarding, perusahaan akan mendaftarkan karyawan dan keluarga inti ke BPJS Kesehatan dan BP Jamsostek.

Penyimpanan

Saat proses onboarding terjadi, perusahaan bertanggung jawab untuk mengisi database pegawai, mengurus BPJS Kesehatan dan BP Jamsostek sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, absensi, lembur, dan dokumen cuti pegawai. Perusahaan juga mungkin bertanggung jawab atas pembayaran gaji, pendanaan gaji, dan perhitungan pajak lainnya.

Selain itu, administrasi karyawan selama retensi meliputi proses konseling, kunjungan rutin, dan pembuatan surat.

Proses Offboarding

Offboarding adalah proses pemisahan ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan. Dalam proses ini, fungsi administrasi kepegawaian tetap berfungsi dengan menerbitkan surat penghentian, melakukan exit interview, dan surat referensi kerja.

Setiap perusahaan mungkin memiliki tanggung jawab atau rentang pekerjaan administrasi karyawan yang berbeda, tetapi penting untuk mempertahankan proses administrasi karyawan terbaik.

Administrasi karyawan adalah salah satu tugas paling menantang dalam organisasi, terutama selama pandemi pasca-COVID-19. Oleh karena itu, perlu mendapatkan bantuan dari layanan administrasi pegawai outsourcing. Jika Anda baru saja memulai administrasi karyawan dan merasa benar-benar membutuhkan bantuan, jangan ragu untuk bertanya kepada kami melalui narahubung kami. Kami akan dengan senang hati memberikan solusi kepada Anda